Основні відповіді на питання, як писати проектні заявки

Базис-гід по написанню заявок.

Зміст

1. Введення

2. Що таке заявка (a Proposal)?

3. З чого почати написання заявки?

4. Як слід сформулювати назву  проектної заявки?

5. Як написати Обгрунтування проекту або Постановку завдання у заявці?

6. Що таке Мета проекту (Project Goal, Overal Objective) у заявці та як її описати?

7. Як розвинути Цілі проекту (Project Objectives)  у заявці?

8. Як описати стратегії  і заходи (Strategies and Activities) у проектній заявці?

9. Що таке Діаграма Ганта (Gantt Chart) у проектній заявці?

10. Як описати результати проекту у проектній заявці? Що таке результати проекту (1. Досягаються одразу після реалізації проекту,2. Досягаються у середньостроковій перспективі) і наслідки (Outputs, Outcomes and Impact)?

11. Що таке показники  Продуктивність і результати, а також - ризики і припущення (Performance & Results Indicators, Risks & Assumptions) у проекті? 

     - Продуктивність і показники (Performance & Indicators)

     - Ризики і Припущення (Risks & Assumptions)

1. Введення

Написання заявки є одним з найбільш складних завдань для територіальних громад та неурядових організацій (НУО), так як усі вони перебувають у постійному пошуку коштів для підтримки своєї діяльності та розвитку. Вони перебувають у постійній боротьбі, пошуку допомоги і часто навіть провалюють можливість отримати грант через невміння розробити якісну заявку. Заявка є важливим документом для залучення грантів, вимогою для отримання яких є розробка і подача такої заявки.

Якщо ви зв'яжетеся з черговою донорською організацією з ідеєю попрацювати для вашої спільноти, або ви продовжуєте партнерство з попередніми гарантодавцями для подібного роду проекту, або подаєтесь до фонду, який пропонує можливість фінансування, заявка у всіх випадках  є необхідною. Це тому, що заявка є планом або, більш конкретно, планувальним документом, який описує кожну складову вашої пропонованої ідеї або готового проекту.

Але розробка плану і опис його до рівня заявки може бути вельми складною роботою, особливо для організацій, які день у день стикаються з соціальними проблемами, аналізують потреби і здійснюють практичні заходи на рівні громад. Написання заявки е повністю теоретичною роботою, яку важко зрозуміти і застосувати свої знання для цього. Крім того, конкурси заявок та їх формат змінюються час від часу; також різні установи-донори мають різні формати заявки і різні способи їх прийому.

У такому контексті, як можна зрозуміти, чи правильно відбувається саме написання заявки? Саме у цьому даний «Ресурсний Гід» допоможе НУО та іншим зацікавленим сторонам отримати загальне уявлення про те, як написати заявку і як подати ефективні пропозиції. Даний Гід було представлено у форматі «Питання і Відповідь», щоб допомогти краще зрозуміти процес, пов'язаний з написання хороших заявок, і як можна представити свої проекти ефективно в різних форматах заявки.

2. Що таке Заявка?

Заявка – це письмовий документ, розроблений НУО або іншою організацією-грантоотримувачем з перспективою отримання гранту від донорів або особи, що надає таке право, - грантодавця. Це може бути невеликий документ обсягом кілька сторінок (часто називають -"концептуальна нота», або концепт-нота), або це може бути велика за обсягом книга з декількома сторінками тексту, що пояснюють саму суть проекту, та додатками (Аnnexes) та/або будь-якою іншою відповідною необхідною інформацією.

Важливим елементом Заявки є її формат. Усі Заявки мають свою форму, яка мусить бути заповненою та описаною чітко згідно вимог. Немає жодної єдиної форми заявки. Фактично, це залежить від фондів та грантодавачів.

Різні донорські організації розробили власні форми заявок, що залежить від інформації, яку вони прагнуть побачити у проекті. Але дійсно, існує загальна базисна структура заявки, яка містить свої схожі особливі компоненти.

Тут, у цьому посібнику, ми розглянемо детально основні компоненти структури заявки.

3. Як розпочати писати Заявку?

Перед написанням Заявки необхідно пройти ряд підготовчих моментів.

Так як ми збираємось спланувати, як розробити проект для громади ( і зокрема – для донорської організації), дуже важливо вірно зробити перші кроки у даному процесі планування.

Першим кроком є ідентифікація зацікавлених сторін або дійових осіб (учасників)  проекту. Від моменту початку написання проектної заявки нам варто вияснити, хто ж буде залучений до даного проекту, адже має завжди бути хтось, хто займатиметься впровадженням проекту (НУО, тощо); завжди буде хтось, хто отримуватиме вигоду від реалізації проекту (напр., громада); завжди буде хтось, хто фінансує проект (напр., донорська організація)

У типовому проекті, спрямованому на розвиток громади, ми матимемо наступних зацікавлених сторін:

• Теритроіальна громада;
• НУО;
• Донорська організація;
• Урядова організація;
• Інші партнери.

Почніть з аналізу кожної з цих сторін. Чому? Тому що вони будуть грати ключову роль в проекті, і донорській установі важливо переконатися, що у вас достатньо знань про усі зацікавлені сторін.

Це теж саме, коли б Ви започатковували партнерську фірму, але, перш ніж  створювати таку фірму, ви маєте переконатись, що ви виконали повну перевірку кожного партнера або, принаймні, ви переконались, що ви добре знаєте ваших партнерів. Точно так само і у проекті: перш ніж почати писати заявку, важливо детально вивчити Ваших партнерів та усіх зацікавлених сторін.

Після визначення усіх зацікавлених сторін, слід почати вивчення кожної з них. Наприклад, Ви можете дізнатися більше про організацію через SWOT-аналіз («Сильні сторони» - «Слабкі сторони» - «Можливості»- «Загрози»). Аналогічно, щоб дізнатися більше про вашу громаду, ви можете виконувати польові дослідження, дослідження з оцінки проблем і т.д. Щоб дізнатися про вашу донорську організацію (про її діяльність), ви можете звернутися до веб-сайту донора, скачати річний звіт або іншу необхідну інформацію.

Поглиблене знання про кожного із цих зацікавлених сторін допоможе Вам у написанні ефективних заявок

4. Як слід сформулювати Назву  проектної заявки?

Назва проекту може багато що сказати:  про що Ваш проект, з яким Ви звертаєтесь до донора.

Таким чином, Ви повинні докласти додаткових зусиль, щоб створити творчий заголовок, який не тільки буде коротким, але також і надасть виразності Вашому проекту.

В основному,  назва проектної заявки має бути:

• Короткою та лаконічною;
• Має давати уявлення про загальну мету та бачення проекту;
• Має давати уявлення про картину того, що знаходиться всередині заявки.

Завжди краще використовувати «дію» у назві, як наприклад, «посилення інформованості з прав людини» звучить не тільки цікаво, але воно виражає деякі дії, які будуть відбуватися з допомогою заявки . Тоді як назва «Освіта в галузі прав людини» є дуже розпливчастою  і не дає відчуття дії.

Оскільки назва проекту  згадується на титульному аркуші заявки, це перше, що донор побачить і прочитає. Таким чином, назва повинна звучати привабливо, і формувати інтерес читача  відкрити та прочитати Вашу заявку.

5. Як написати Обґрунтування проекту або Постановку завдання у заявці?

«Обгрунтування проекту», або «Постановка завдання» - це в основному, пояснення в глибокому сенсі, чому проект був запропонований НУО для грантодавця і чому реалізація проекту є важливою для НУО.

«Обгрунтування проекту» є однією з перших глав у будь-якій заявці. Це очевидно, тому що воно не тільки дає введення до проекту, але також забезпечує реальну передісторію проекту. Більш того, вона відповідає на такі основні питання:

1. Навіщо потрібен даний проект?

2. Які потреби спільноти, для якого проект повинен бути реалізований?

3. Чому цей проект необхідно реалізувати?

У більш технічному значенні, це аргумент, яким ви пояснююте складну ситуацію, що склалася в певній області і яким чином ситуація може бути вирішена шляхом реалізації запропонованого проекту. Для того, щоб представити цей аргумент, необхідно надати ряд фактів, щоб підтримати його. Як адвокат у залі суду, ви зобов'язані подати у вашому проекті обгрунтування та всі докази, щоб підтвердити, що проблема існує і щось має бути зроблено для її вирішення.

Наприклад, ви стикаєтесь із ситуацією, коли є багато дітей, які не ходять до школи. Ви хочете зробити щось для вирішення цієї проблеми, і починаєте планувати проект, розробляєте проектну заявку. В обгрунтуванні проекту ви представляєте докази, чому ви вважаєте, що діти не ходять до школи. Це може бути, наприклад, те, що немає жодної школи поблизу, або ж сім'ї не можуть дозволити собі віддати дітей до школи. Для цього ви повинні надати статистику або посилання на будь-які дослідження, які відбулися, показуючи факт, чому діти не ходять до школи.

Донорська організація буде переконаною тільки тоді, коли є факти. Якщо є докази або посилання на такій ситуації, донору буде цікаво профінансувати проект.

В кінці «Обґрунтування проекту» можна надати коротко інформацію про Вашу організацію. Ви маєте пояснити, чому ваша НУО має потенціал і чи достатньо у неї досвіду для реалізації цього проекту і вирішення цієї проблеми.

6. Що таке Мета Проекту у Заявці і як її описати?

Мета проекту (a project goal) в Заявці – це загальна ціль проекту (the overall objective). Але вона дуже відрізняється від конкретних цілей (from the specific objectives), які ви будете описувати далі у Заявці.

Мета - це дуже загальна і довгострокова ціль проекту. Цікаво те, що вона не може бути досягнутою в рамках лише одного даного проекту, але все-таки робота над проектом буде спрямована на вирішення загальної проблеми, яка існує. Слід також враховувати, що завжди будуть інші особи (суб»єкти) або організації, що також працюють над досягненням цієї мети.

Ми можемо зрозуміти це, розглянувши приклад.

Припустимо, ваша НУО пропонує проект для поліпшення стану здоров'я у межах територіальної громади або області.

Ваша загальна мета полягає у сприянні поліпшенню умов для здоров'я у суспільстві. Але вам також має бути відомо, що ваш проект не в змозі поліпшити всі існуючі у суспільстві умови для здоров'я, але ви будете рухатися в цьому напрямку, щоб досягти цього. Крім того, існують і інші установи в області, шо теж також працюють над тим, щоб сприяти поліпшенню умов для здоров'я у тій же громаді, наприклад, дердавні структури у галузі охорони здоров'я чи будь-які інші громадські організації. Вони також працюють задля тієї ж мети, що і ваш проект, і ця мета може бути реалізована тільки спільними зусиллями всіх цих установ.

7. Як розвинути Цілі проекту (Project Objectives)  у заявці?

На відміну від мети проекту, цілі проекту є більш конкретними, досяжними і прямими. Тому, коли ви описуєте цілі проекту, ви повинні бути дуже обережні, так як вони можуть бути використані для вимірювання «прогресу проекту», тобто час від часу використовуватись для оцінювання результатів після закінчення періоду дії проекту. Крім того, цілі проекту повинні показати сильний  зв»язок з іншими компонентами заявки, такими як діяльність (activities) і результати, щоб переконати донора, що ви рухається в правильному напрямку.

Багато донорів і експертів стверджують, що цілі проекту повинні бути описані з допомогою SMART-схеми (S-specific, M-measurable, A- achievable, R-relevant, T – time-bound)! Це означає, що вони повинні бути «конкретними, вимірними, досяжними, актуальними і обмежені у часі».

Вони повинні бути конкретними, оскільки цілі повинні бути безпосередньо пов'язані з проектом та іншими компонентами заявки. Вимірними, щоб стежити за ходом проекту. Досяжними, тому що всі зусилля проекту спрямовані на досягнення цілей для вирішення загальної ситуації або проблеми, описаної в контексті проекту. Вони повинні бути пов'язані із загальною концепцією або ідеєю проекту. І, звичайно, за термінами цілі обмежені у часі, так як це буде проект і цілі повинні бути досягнуті протягом встановленого часу.

8. Як описати стратегії  і заходи (Strategies and Activities) у проектній заявці?

Після того, як ви завершили розробляти  Мету проекту і проектні цілі, донорська організація мусить дізнатись, як ви будете їх досягати. Ось де ви повинні обдумати стратегії і заходи. Стратегії та діяльність – це засоби та підходи для досягнення поставленої мети і завдань. Дуже легко перерахувати підряд усі ваші стратегії і заходи, і тут багато НУО плутаються, бо не можуть розрізнити їх. Стратегії та діяльність – це різні терміни, і вони повинні бути згадані окремо в Заявці.

Стратегії – це широкі заголовки чи поняття, згідно яких конкретні заходи (діяльність), будуть перераховані. Стратегії не можуть бути реалізовані безпосередньо в певній  області, так як вони є лише ідеями у ваших думках. А от заходи (діяльність) – це  безпосередні прямі дії, і вони можуть бути виконані в певній  області.

Наступна таблиця дає краще уявлення про те, як стратегії і діяльність диференційовані:

 

Дії (Activities)	Стратегії (Strategies)
Тренінги, майстер-класи, семінари, вуличні шоу, тощо	Нарощування потенціалу / підвищення обізнаності
Підбір персоналу, навчання персоналу	Організаційний розвиток
Науково-дослідні методології (Baseline, PRA, FGD)	Дослідження і розвиток (R&D)
Конференції, наради, статті, публікації	Пропаганда
Установлення притулків,	Стратегія з підтримки вразливим верствам (жертвам)
консультування, юридична підтримка
Формування груп самодопомоги та кооперативів	Мікрофінансування і стратегія розвитку громадських організацій
Будівництво іригаційних цистерн, демонстраційних ділянок і т.д.	Стратегія партисипативного розвитку інфраструктури